A Harpia monta e mantém a recepção digital da sua clínica, do primeiro WhatsApp ao retorno.
Os pacientes são respondidos na hora, confirmam pelo próprio WhatsApp e recebem o lembrete de retorno sem ninguém precisar anotar. Sua recepção cuida de quem está no balcão, e a conduta clínica continua com o profissional.
Pergunte à recepção quantos pacientes faltaram no mês passado. A resposta costuma ser "alguns". Veja o caminho de um paciente até a consulta, e depois dela:
O paciente manda WhatsApp fora do horário pedindo uma vaga.
Primeiro contatoA recepção responde na manhã seguinte, depois do balcão.
EsperaAlguém abre o software clínico, procura encaixe e anota em dois lugares.
AgendamentoNa véspera, a recepção liga um por um para confirmar.
ConfirmaçãoQuem não atende fica na agenda. O horário não é liberado.
No-showNo dia, o paciente chega sem documento e o convênio é validado no balcão.
Check-inO pedido de retorno de exame depende de alguém lembrar de ligar.
RetornoA revisão anual não é marcada, e o paciente some da carteira.
RecallEssas horas saem de gente que deveria estar recebendo o paciente no balcão.
Do primeiro contato ao retorno, com as regras da sua clínica escritas e aplicadas do mesmo jeito em todas as conversas.
Um agente responde na hora, entende o pedido em linguagem natural, faz a triagem administrativa e propõe horários direto da agenda do software clínico. Urgência ou dúvida clínica vai para uma pessoa.
Sua recepção deixa de: responder de manhã o que chegou à noite.
Lembretes em D-2 e D-1 com botões de confirmar, reagendar ou cancelar. Quem cancela libera o horário na hora, e a lista de espera é avisada em seguida.
Sua recepção deixa de: ligar um por um na véspera.
Sentamos com a recepção e com a gestão e escrevemos cada regra com exemplo: convênios aceitos por profissional, preparo de exame, política de encaixe, o que é urgência e o que o agente nunca responde. O documento fica com a clínica e serve para treinar quem entrar.
Sua recepção deixa de: depender da memória de quem está há mais tempo.
Na véspera, o paciente recebe a lista do que trazer, envia a carteirinha e confirma os dados. O convênio é validado antes, e a recepção vê quem já chega pronto.
Sua recepção deixa de: descobrir no balcão que faltou a guia.
Retorno de exame, revisão semestral e procedimento recorrente viram lembretes com opt-in, no tempo certo para cada especialidade. O conteúdo clínico continua sempre com o profissional.
Sua recepção deixa de: deixar a carteira esfriar sem perceber.
Ocupação, no-show e tempo de resposta por unidade e por profissional, atualizados todo dia. Pico de faltas ou fila parada gera aviso imediato para a gestão.
Sua recepção deixa de: descobrir o problema no fechamento do mês.
Quando um profissional entra, o convênio muda a regra ou a clínica abre uma unidade, a Harpia ajusta. Regras e integrações ficam separadas, então mudar o software clínico não derruba o atendimento.
Sua recepção deixa de: ter um robô que para na primeira mudança.
O ponto de partida.
Acompanhamos a recepção, lemos algumas semanas de conversas, medimos tempo de resposta e no-show e escrevemos o Manual de Atendimento. Você sai dessa fase com o manual, mesmo que pare aqui.
Sem risco para os pacientes.
O agente atende uma unidade ou uma especialidade por 30 dias, com a recepção revisando cada conversa. Medimos resposta, agendamento e faltas contra o mês anterior.
A recepção digital assume.
Com as metas combinadas atingidas, o agente assume o WhatsApp da clínica. A partir daí, a mensalidade cobre ajustes, novas regras e novas unidades.
Antes do piloto, definimos juntos as metas: tempo de resposta abaixo de 1 minuto, no-show pelo menos 40% menor. Se o piloto não chegar lá em 30 dias, a Harpia continua ajustando sem custo até atingir a meta. Enquanto isso, a recepção segue como está.
A Harpia constrói sistemas de dados e IA para operações que não podem parar. Já montamos atendimento e agenda para clínicas de especialidade, odontologia e estética, integrados a iClinic, Feegow e Ninsaúde. Conhecemos convênio que muda regra, paciente que responde áudio e recepção que precisa dar conta do balcão ao mesmo tempo.
Numa clínica de especialidades com 3 unidades, o no-show caiu de 17% para 7% em 60 dias, e a recepção recuperou 38 horas por mês.
NPS administrativo enviado depois do atendimento, com alerta para a gestão quando a nota é baixa.
Horário cancelado é ofertado na ordem certa, por especialidade e por urgência administrativa.
Ocupação, faturamento por convênio e origem dos pacientes num resumo semanal para os sócios.
Check-up anual, vacinação e procedimentos recorrentes com opt-in, sem disparo em massa.
Antes da consulta, um resumo administrativo do paciente: motivo informado, documentos e histórico de agendamentos.
Convite para indicar a clínica no momento certo, com rastreio de quem indicou quem.
Conversas no WhatsApp Business API oficial, nunca em celular pessoal.
Credenciais e dados ficam em contas da clínica.
Nenhuma orientação clínica automática: sintoma e medicação vão para uma pessoa.
Registros de consentimento e retenção seguindo a LGPD, com relatório para o DPO.
Não. A Harpia automatiza o fluxo administrativo: agendamento, confirmação, lembretes e follow-up logístico. Diagnóstico e conduta clínica continuam com o profissional de saúde.
Não. O agente lê e escreve na agenda que você já usa, como iClinic, Feegow, Ninsaúde ou Doctoralia.
Ele fala. Qualquer pedido de atendimento humano, urgência ou dúvida clínica é transferido para a recepção com o histórico da conversa.
As conversas saem dos celulares pessoais e passam pela API oficial do WhatsApp, com consentimento registrado e dados em contas da clínica.
Duas semanas de Mapear mais 30 dias de piloto em paralelo em uma unidade ou especialidade.
A fase Mapear tem valor fechado, e depois há uma mensalidade por unidade ou por faixa de consultas. O Mapear inclui a medição do no-show e das horas atuais, então você compara o investimento com o custo real antes de seguir.
Responda algumas perguntas sobre agenda, faltas e canais de atendimento. Você recebe na hora uma estimativa dos horários perdidos por mês e das etapas onde eles estão.
