A Harpia monta e mantém a régua de coleta do seu escritório contábil, do lembrete no WhatsApp ao relatório gerencial que o cliente entende.
Cada cliente recebe o lembrete certo no canal que usa, com a lista do que falta. A equipe fiscal trabalha com documentos completos, e o cliente recebe um resumo do mês que mostra o que o escritório fez. A obrigação e a assinatura continuam com o contador.
Pergunte ao gerente fiscal quantas horas a equipe passou cobrando documento no mês passado. A resposta costuma vir com um suspiro. Veja o caminho de um cliente até o balancete:
O mês vira, e a equipe começa a cobrar documento cliente por cliente.
Início do mêsO cliente manda a nota por WhatsApp, o extrato por e-mail e a planilha pelo Drive.
ColetaFalta o extrato de uma conta. Ninguém percebe até a conciliação.
PendênciaNo dia 15, o analista liga para os atrasados, um por um.
CobrançaO fechamento aperta. A equipe fiscal faz hora extra na última semana.
FechamentoO balancete sai por e-mail, sem uma linha explicando o que mudou.
EntregaA proposta para o cliente novo sai quando sobra tempo para o sócio.
PropostaO cliente troca por um escritório mais barato. Não viu diferença.
ChurnEssas horas saem de gente que deveria estar fazendo contabilidade, não cobrança.
Da coleta ao relatório gerencial, com as regras do escritório escritas e aplicadas do mesmo jeito para todos os clientes.
Cada cliente recebe no WhatsApp a lista do que falta para o seu regime e as suas contas, com lembretes escalonados até o prazo. Quem já mandou tudo não recebe mais nada.
Sua equipe deixa de: cobrar documento cliente por cliente.
Nota, extrato, holerite e planilha são identificados e arquivados na pasta certa do cliente. O que chega ilegível ou incompleto volta para o cliente com o motivo.
Sua equipe deixa de: descobrir na conciliação que faltou um extrato.
Escrevemos com o gerente fiscal o que cada regime exige, os prazos internos, o tom da cobrança e o que o agente nunca responde. O documento fica com o escritório e treina quem entrar.
Sua equipe deixa de: depender de quem sabe de cor o que cada cliente manda.
Porte, regime, número de funcionários e volume de notas entram num briefing curto. A proposta sai da tabela do escritório, e o sócio revisa e envia.
Sua equipe deixa de: deixar o cliente novo esperando a semana inteira.
Junto com o balancete, o cliente recebe uma página com o que mudou no mês: faturamento, margem, impostos e o que merece atenção. O contador revisa antes do envio.
Sua equipe deixa de: entregar balancete que o cliente não abre.
Documentos pendentes, clientes atrasados e horas por carteira, atualizados todo dia. Cliente que costuma atrasar gera aviso antes do prazo, não depois.
Sua equipe deixa de: descobrir no dia 20 quem ainda não mandou nada.
Quando a legislação muda, o escritório troca de sistema ou a carteira cresce, a Harpia ajusta. Regras e integrações ficam separadas, então uma mudança não derruba a régua.
Sua equipe deixa de: ter uma automação que para na primeira mudança.
O ponto de partida.
Acompanhamos um fechamento, medimos quanto tempo vai em cobrança e escrevemos o Manual de Coleta com a equipe fiscal. Você sai dessa fase com o manual, mesmo que pare aqui.
Sem risco para os clientes.
Por um ciclo de fechamento, a régua atende uma carteira, com o analista revisando cada mensagem. Medimos prazo de entrega e horas de cobrança contra o mês anterior.
A régua assume.
Com as metas combinadas atingidas, a régua passa para toda a carteira. A mensalidade cobre clientes novos, regras e mudanças de legislação.
Antes do piloto, definimos juntos as metas: pelo menos 75% dos clientes com documentos completos até o dia 8 e metade das horas de cobrança. Se o piloto não chegar lá em um ciclo, a Harpia continua ajustando sem custo. Enquanto isso, a equipe segue como está.
A Harpia constrói sistemas de dados e IA para operações com prazo fixo. Já montamos régua de coleta, proposta e relatório gerencial para escritórios contábeis e BPOs fiscais, integrados a Domínio e Alterdata. Conhecemos cliente que manda extrato em foto, regime que muda no meio do ano e fechamento que não pode atrasar.
Num escritório com 210 clientes, a coleta completa até o dia 8 subiu de 31% para 79%, e a equipe recuperou 52 horas por mês.
Cliente que cresceu perto do limite do regime gera aviso para o sócio oferecer revisão.
Checklist de abertura, procurações e acessos com status para o cliente e para a equipe.
Lembrete de boleto com tom aprovado e aviso ao sócio quando o atraso passa do limite.
Prazos e obrigações do mês explicados em linguagem simples, no canal que o cliente usa.
Ponto, férias, admissões e rescisões cobrados com a mesma régua, antes do fechamento da folha.
Carteira, horas por cliente, margem e churn num resumo semanal.
Conversas no WhatsApp Business API oficial, nunca em celular pessoal.
Documentos e credenciais ficam em contas do escritório.
Nenhuma resposta fiscal automática: imposto e enquadramento vão para o contador.
Retenção e acesso seguindo a LGPD, com registro de quem viu cada documento.
Não. A Harpia automatiza coleta, triagem, lembretes e rascunhos de comunicação. Apuração, revisão e assinatura continuam com o contador responsável.
Sim. A Harpia trabalha na camada de comunicação e documentos, e a integração com o sistema contábil é definida no Mapear.
A régua também funciona por e-mail. Cada cliente recebe no canal que responde melhor.
Os documentos saem dos celulares pessoais da equipe e passam por canais oficiais, com acesso registrado e dados em contas do escritório.
Duas semanas de Mapear mais um ciclo de fechamento em paralelo em uma carteira.
A fase Mapear tem valor fechado, e depois há uma mensalidade por faixa de clientes. O Mapear mede as horas atuais de cobrança, então você compara o investimento com o custo real antes de seguir.
Responda algumas perguntas sobre coleta, cobrança e entrega. Você recebe na hora uma estimativa das horas perdidas por mês e das etapas onde elas estão.
