A Harpia monta e mantém o atendimento e a cobrança da sua administradora, do condômino ao síndico, e a equipe fica com o que precisa de gestão.
O condômino pede boleto, reserva de salão ou regra do regimento e recebe a resposta na hora. O inadimplente recebe a régua certa antes de virar cobrança judicial. O síndico recebe a prestação de contas com uma explicação, não só um PDF. Obras, assembleias e questões jurídicas continuam com o gestor.
Pergunte ao gerente de atendimento quantas mensagens chegaram fora do horário na última semana. A resposta costuma vir com o celular na mão. Veja o caminho de um condomínio do contrato à renovação:
O condômino pede a segunda via do boleto às 22h.
BoletoA atendente responde de manhã, entre quarenta outras mensagens.
EsperaA reserva do salão é marcada no WhatsApp e ninguém atualiza a agenda.
ReservaO vazamento é relatado no grupo do prédio e se perde entre fotos.
OcorrênciaA cobrança do inadimplente é uma ligação por mês, quando dá tempo.
CobrançaA ata da assembleia é digitada dias depois, de memória.
AssembleiaA prestação de contas é um PDF que o síndico questiona linha por linha.
PrestaçãoO condomínio troca de administradora. Não via o valor do serviço.
ChurnEssas horas saem de gente que deveria estar gerindo o condomínio, não enviando boleto.
Do boleto à prestação de contas, com as regras de cada condomínio escritas e aplicadas do mesmo jeito para cada morador.
Um agente responde no WhatsApp segunda via, reserva de áreas, regras do regimento e horários, com os dados do sistema condominial. Ocorrência e reclamação viram chamado com foto e localização.
Sua equipe deixa de: mandar boleto à mão o dia inteiro.
O inadimplente recebe lembretes com tom aprovado pela administradora, proposta de acordo dentro da regra e, no limite, aviso de encaminhamento jurídico. O financeiro vê cada caso.
Sua equipe deixa de: cobrar por telefone uma vez por mês, quando dá.
Organizamos regimento, convenção e decisões de assembleia de cada condomínio em regras que o agente consulta. Cada resposta cita a fonte, e o que não está escrito vai para o gestor.
Sua equipe deixa de: responder de memória se pode reformar no sábado.
A convocação sai com a pauta no prazo da convenção, com confirmação de presença. Depois da reunião, a ata é rascunhada a partir da gravação e revisada pelo gestor.
Sua equipe deixa de: digitar a ata de memória dias depois.
Junto com o balancete, o síndico recebe uma página com o que mudou: receitas, despesas acima do previsto, inadimplência e fundo de reserva. O gestor revisa antes do envio.
Sua equipe deixa de: passar horas explicando o PDF ao síndico.
Inadimplência, chamados abertos, tempo de resposta e satisfação por condomínio, atualizados todo dia. Condomínio com inadimplência subindo ou chamado parado gera aviso para o gestor.
Sua equipe deixa de: descobrir o problema na reclamação do síndico.
Quando entra um condomínio, a assembleia muda uma regra ou a administradora troca de sistema, a Harpia ajusta. Regras e integrações ficam separadas, então uma mudança não derruba o atendimento.
Sua equipe deixa de: ter um atendimento que para na primeira mudança.
O ponto de partida.
Classificamos algumas semanas de mensagens, medimos tempo de resposta e inadimplência e organizamos os regimentos dos condomínios do piloto. Você sai dessa fase com esse material, mesmo que pare aqui.
Sem risco para os moradores.
Por 30 dias, o agente atende os condôminos de cinco condomínios, com a equipe revisando uma amostra diária. Medimos resposta, chamados e adimplência contra o mês anterior.
A carteira inteira.
Com as metas combinadas atingidas, o agente passa para todos os condomínios. A mensalidade cobre condomínios novos, regras e ajustes.
Antes do piloto, definimos juntos as metas: pelo menos 75% dos pedidos resolvidos sem atendente e inadimplência pelo menos 20% menor nos condomínios do piloto. Se o piloto não chegar lá em 30 dias, a Harpia continua ajustando sem custo. Enquanto isso, a equipe segue como está.
A Harpia constrói sistemas de dados e IA para operações administrativas com muito volume. Já montamos atendimento a condôminos, régua de cobrança e prestação de contas para administradoras com carteiras de 20 a 150 condomínios, integradas a Superlógica e Condomínio21. Conhecemos morador que pede boleto às 23h, regimento de 1998 e síndico que lê cada linha do balancete.
Numa administradora com 64 condomínios, 81% dos pedidos passaram a ser resolvidos sem atendente, e a inadimplência média caiu de 9,8% para 6,1% em seis meses.
Proposta por porte e tipo de condomínio, pronta no mesmo dia para o sócio revisar.
Orçamentos, cronograma e status de obra comunicados aos moradores.
Aviso de encomenda e liberação de visitante pelo WhatsApp, com registro.
Satisfação trimestral com alerta para o sócio quando a nota cai.
Avisos de manutenção e falta de água enviados só para quem é afetado.
Carteira, inadimplência, chamados e renovações num resumo semanal.
Conversas no WhatsApp Business API oficial, não no celular do gerente.
Dados dos condomínios e credenciais ficam em contas da administradora.
Nenhuma decisão jurídica ou de multa automática: vai para o gestor.
Dados de moradores e débitos com acesso restrito, seguindo a LGPD.
Não. O agente resolve segunda via, reservas, regimento e abertura de chamados. Obras, assembleias urgentes, questões jurídicas e negociação fora da regra continuam com a equipe.
Sim, por API ou exportação configurada. A Harpia não substitui o sistema condominial: trabalha na camada de atendimento e cobrança.
Continuam atendidos por e-mail e telefone, como hoje. A régua de cobrança também funciona por e-mail.
O tom de cada etapa é escrito e aprovado pela administradora. A régua respeita o Código de Defesa do Consumidor e nunca expõe o devedor.
Duas semanas de Mapear mais 30 dias de piloto em paralelo em cinco condomínios.
A fase Mapear tem valor fechado, e depois há uma mensalidade por faixa de unidades. O Mapear mede as horas de atendimento e a inadimplência atuais, então você compara o investimento com o custo real antes de seguir.
Responda algumas perguntas sobre atendimento, cobrança e prestação de contas. Você recebe na hora uma estimativa das horas perdidas por mês e das etapas onde elas estão.
